Một số khái niệm cần lưu ý:

- Dịch vụ công trực tuyến: Là dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác của cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng:

- Dịch vụ công trực tuyến mức độ 1: Là dịch vụ bảo đảm cung cấp đầy đủ các thông tin về thủ tục hành chính và các văn bản có liên quan quy định về thủ tục hành chính đó. 

- Dịch vụ công trực tuyến mức độ 2: Là dịch vụ công trực tuyến mức độ 1 và cho phép người sử dụng tải về các mẫu văn bản và khai báo để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu. Hồ sơ sau khi hoàn thiện được gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ. 

 - Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3: Là dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 và cho phép người sử dụng điền và gửi trực tuyến các mẫu văn bản đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ. Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng. Việc thanh toán lệ phí (nếu có) và nhận kết quả được thực hiện trực tiếp tại cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.

- Dịch vụ công trực tuyến mức độ 4: Là dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và cho phép người sử dụng thanh toán lệ phí (nếu có) được thực hiện trực tuyến. Việc trả kết quả có thể được thực hiện trực tuyến, gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến người sử dụng.

Với dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, tổ chức, công dân có thể đăng ký hồ sơ trực tuyến mọi lúc, mọi nơi. Chỉ sau vài thao tác đơn giản trên máy tính hoặc thiết bị di động có kết nối Internet, hồ sơ đăng ký đã được gửi tới cơ quan Nhà nước có thẩm quyền; tra cứu thông tin về thủ tục, tình trạng hồ sơ nhanh chóng, thuận lợi.

Với dịch vụ công trực tuyến mức độ 4, ngoài việc tổ chức, công dân có thể đăng ký hồ sơ trực tuyến mọi lúc, mọi nơi mà người sử dụng còn nhận được kết quả giải quyết thủ tục hành chính gửi qua đường bưu điện, người sử dụng sẽ thực hiện thanh toán phí, lệ phí, cước phí bưu chính theo quy định (nếu có). Hay nói đơn giản hơn là với dịch vụ công trực tuyến mức độ 4, tổ chức, công dân không cần đến cơ quan nhà nước mà vẫn có thể đăng ký và nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

Ngoài ra, nhờ ứng dụng phần mềm để liên thông giữa các ngành nên rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ (như thủ tục đăng ký khai sinh rút ngắn từ 20 ngày xuống còn 5 ngày làm việc); giảm giấy tờ, giảm công sức và thời gian đi lại, tiết kiệm chi phí cho tổ chức, công dân.

Hiện nay, trên địa bàn quận phường đã áp dụng thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 đối với 08 thủ tục hành chính cấp phường, gồm: đăng ký khai sinh- đăng ký thường trú- cấp thẻ BHYT, đăng ký khai tử - xóa đăng ký thuưường trú, đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký giám hộ, đăng ký lại việc giám hộ, cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, trích lục hộ tịch (Trích lục khai sinh, trích lục khai tử, trích lục đăng ký kết hôn).

Dưới đây là các bước hướng dẫn tổ chức, công dân cách thức đăng ký hồ sơ trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 như sau:

Bước 1: Truy cập vào trang cung cấp dịch vụ công của thành phố Hà Nội theo địa chỉ: http://egov.hanoi.gov.vn

Bước 2: Chọn loại dịch vụ công có thể thực hiện trực tuyến

Bước 3: Điền đầy đủ các thông tin theo mẫu tờ khai trực tuyến. Những trường thông tin có dấu * là thông tin bắt buộc phải nhập

Bước 4: Đính kèm các tài liệu liên quan đến thủ tục cần đăng ký

Sau khi điền đầy đủ thông tin, công dân có thể lựa chọn " Nhận hồ sơ tại nhà" để thực hiện mức độ 4. Sau đó công dân nhấn vào nút Tiếp tục để xem lại thông tin đã điền

Bước 5: Sau khi đã kiểm tra thông tin và chính xác, Công dân nhập Mã Xác Nhận và nhấn vào nút Gửi thông tin.

Bước 6: Thông tin đăng ký thành công sẽ đi đến trang hướng dẫn các bước tiếp theo để hoàn tất hồ sơ.

►Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ, công dân sẽ nhận được thông báo tiếp nhận, các bước giải quyết và thời gian hẹn trả của bộ phận Một cửa phường qua tin nhắn điện thoại, hoặc địa chỉ email mà công dân cung cấp.

►Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc cần bổ sung, công dân sẽ được cán bộ tiếp nhận thông báo qua tin nhắn điện thoại, hòm thư điện tử (email) hoặc liên hệ trực tiếp để hướng dẫn, bổ sung hoàn thiện hồ sơ.

* Một số lưu ý đối với công dân: Để có thể nộp hồ sơ trực tuyến, công dân cần đảm bảo các điều kiện sau:  

          - Công dân phải cung cấp số điện thoại và địa chỉ Email liên hệ;

          - Thêm các "Tài liệu đính kèm" để thực hiện các thủ tục nhanh hơn, chính xác hơn.

* Lợi ích khi tham gia dịch vụ công trực tuyến mức độ 3

- Thủ tục đăng ký đơn giản, nhanh chóng, thuận tiện 24/24 giờ trong ngày tại mọi địa điểm có kết nối Iternet;

- Tiết kiệm chi phí đi lại, thời gian giao dịch, đơn giản thủ tục giấy tờ;

- Chủ động các công việc khác của công dân;

- Theo dõi được tình trạng hồ sơ trên website trực tuyến; qua tin nhắn điện thoại; địa chỉ email;

- Đảm bảo công khai, minh bạch hồ sơ, thủ tục.

* Lợi ích khi tham gia dịch vụ công trực tuyến mức độ 4

Ngoài các lợi ích khi tham gia dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 thì công dân tham gia dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 có thể không cần đến cơ quan nhà nước thực hiện thủ tục hành chính và được nhận kết quả tại nhà.